Biuletyn Informacji Publicznej

Urząd Miasta Lubartów

JSON XML

Szczegółowe dane komórki

Nazwa komórki
Wydział Administracyjno-Organizacyjny
Telefon
81-85-44-628
Informacje dodatkowe
Naczelnik

Magdalena Urbaś

Wydziałem Administracyjno-Organizacyjnym kieruje Naczelnik.

Wydział podlega Sekretarzowi Miasta


Do zadań Wydziału Administracyjno-Organizacyjnego należy:
1. W zakresie obsługi kadrowej:

  1. prowadzenie spraw osobowych pracowników Urzędu w tym w szczególności:
    a) prowadzenie i przechowywanie akt osobowych pracowników,
    b) przygotowywanie i prowadzenie dokumentacji związanej z zatrudnianiem, awansowaniem, nagradzaniem, karaniem i zwalnianiem pracowników Urzędu,
    c) ewidencji czasu pracy,
    d) ewidencji badań profilaktycznych;
  2. opracowywanie projektów kart wymagań stanowiskowych dla naczelników wydziałów, kierowników biur oraz samodzielnych stanowisk pracy; 
  3. prowadzenie spraw związanych z dokonywaniem okresowych ocen kwalifikacyjnych pracowników Urzędu;
  4. współpraca z Powiatowym Urzędem Pracy i jednostkami organizacyjnymi Miasta w zakresie organizacji prac interwencyjnych, robót publicznych i staży absolwenckich; 
  5. prowadzenie spraw związanych z organizacją w Urzędzie praktyk zawodowych dla uczniów i studentów; 
  6. wykonywanie zadań w zakresie organizowania szkoleń, kursów itp.; 
  7. kontrola przestrzegania dyscypliny pracy, czasu pracy, w tym rozliczanie wyjść prywatnych i godzin nadliczbowych; 
  8. koordynacja planu urlopów oraz prowadzenie dokumentacji związanej z ich ewidencją; 
  9. wykonywanie zadań z zakresu organizacji służby przygotowawczej; 
  10. wykonywanie zadań związanych z przeprowadzeniem naboru na wolne stanowiska urzędnicze w Urzędzie Miasta; 
  11. przygotowywanie dokumentacji emerytalno- rentowej; 
  12. prowadzenie spraw wynikających z Regulaminu Funduszu Świadczeń Socjalnych; 
  13. współdziałanie z Wydziałem Finansowym w zakresie realizacji regulaminowych zadań Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych; 
  14. prowadzenie spraw socjalnych pracowników Urzędu; 
  15. opracowywanie i aktualizacja Regulaminu Pracy Urzędu oraz innych aktów prawa wewnętrznego wynikających z ustawy o pracownikach samorządowych; 16) wydawanie legitymacji służbowych dla pracowników Urzędu Miasta Lubartów.

2. W zakresie zapewnienia w Urzędzie właściwych warunków pracy:

  1. zapewnienie służby BHP i p.poż. oraz profilaktycznej opieki zdrowotnej; 
  2. prowadzenie, przy udziale służby BHP i p.poż., systematycznej kontroli warunków pracy i przestrzegania przez pracowników zasad i przepisów BHP oraz sporządzanie okresowych analiz stanu bezpieczeństwa i higieny pracy, bieżące informowanie Burmistrza o stwierdzonych zagrożeniach i wnioskowanie o ich usunięcie; 
  3. inicjowanie poprawy warunków bezpieczeństwa i higieny pracy; 
  4. urządzanie miejsc pracy zgodnie z obowiązującymi normami; 
  5. koordynowanie spraw związanych z przestrzeganiem przepisów przeciwpożarowych: 
  6. prowadzenie spraw związanych z ochroną przeciwpożarową obiektu Urzędu.

3. W zakresie spraw administracyjnych:

  1. prowadzenie spraw związanych z administrowaniem budynkiem Urzędu, bieżącymi remontami i konserwacją pomieszczeń oraz ich wyposażeniem;
  2. prowadzenie spraw z zakresu gospodarki materiałowej Urzędu; 
  3. utrzymanie czystości i porządku w budynku i jego najbliższym otoczeniu; 
  4. gospodarowanie lokalami biurowymi w siedzibie Urzędu; 
  5. zaopatrzenie materiałowo - techniczne Urzędu z zachowaniem zasad ustawy Prawo Zamówień Publicznych i obowiązującym w Urzędzie regulaminem, a w szczególności: 
    a) zakup urządzeń, mebli i materiałów biurowych oraz ich wydawanie,
    b) zamawianie pieczęci i stempli urzędowych, prowadzenie rejestru pieczęci i ich kasowanie,
    c) zakup i wydawanie środków czystości,
    d) zakup odzieży ochronnej i roboczej dla pracowników obsługi;
  6. prowadzenie dozoru w budynku Urzędu; 
  7. prenumerata czasopism i publikacji niezbędnych do wykonywania zadań Urzędu; 
  8. prowadzenie ewidencji ilościowej i ilościowo - wartościowej środków trwałych będących na wyposażeniu Urzędu oraz wartości niematerialnych i prawnych.

4. W zakresie prowadzenia archiwum zakładowego przez archiwistę zakładowego, a w szczególności:

  1. przejmowanie właściwie opracowanej dokumentacji spraw zakończonych z komórek organizacyjnych Urzędu na podstawie spisów zdawczo - odbiorczych; 
  2. przechowywanie i zabezpieczanie przejętej dokumentacji oraz prowadzenie jej ewidencji; 
  3. wycofywanie akt z ewidencji archiwum w przypadku wznowienia sprawy w komórce organizacyjnej; 
  4. porządkowanie przechowywanej dokumentacji przejętej w latach wcześniejszych w stanie nieuporządkowanym; 
  5. udostępnianie przechowywanej dokumentacji; 
  6. przeprowadzanie kwerend archiwalnych, czyli poszukiwanie w dokumentacji informacji na temat osób, zdarzeń czy problemów; 
  7. inicjowanie brakowania dokumentacji niearchiwalnej oraz udział w jej komisyjnym brakowaniu; 
  8. przygotowanie materiałów archiwalnych do przekazania i udział w ich przekazaniu do właściwego archiwum państwowego; 
  9. sporządzanie rocznych sprawozdań z działalności archiwum zakładowego i stanu dokumentacji w archiwum zakładowym; 
  10. udzielanie instruktażu komórkom organizacyjnym w zakresie właściwego postępowania z dokumentacją w porozumieniu z koordynatorem czynności kancelaryjnych.

5. W zakresie organizacji i funkcjonowania Urzędu Miasta:

  1. opracowywanie projektu Statutu Miasta i Regulaminu Organizacyjnego Urzędu oraz przedkładanie wniosków usprawniających funkcjonowanie Urzędu; 
  2. wdrażanie zmian wynikających z Regulaminu Organizacyjnego Urzędu; 
  3. prowadzenie rejestru i zbioru zarządzeń Burmistrza; 
  4. zapewnienie warunków sprawnej organizacji i funkcjonowania Urzędu Miasta; 
  5. obsługa kancelaryjna i administracyjno-techniczna sekretariatu Burmistrza, Zastępcy Burmistrza i Sekretarza; 
  6. obsługa elektronicznej skrzynki podawczej i poczty elektronicznej Urzędu; 
  7. przechowywanie oświadczeń majątkowych składanych Burmistrzowi Miasta przez Zastępcę Burmistrza, Sekretarza i Skarbnika oraz pracowników Urzędu upoważnionych do wydawania decyzji w imieniu Burmistrza oraz kierowników jednostek organizacyjnych Miasta oraz publikacja oświadczeń na stronie BIP; 
  8. prowadzenie rejestru oświadczeń majątkowych i zbiorów tych oświadczeń; 
  9. koordynowanie rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków, prowadzenie rejestru skarg i wniosków oraz opracowywanie w tym zakresie sprawozdań i informacji; 
  10. prowadzenie rejestru i zbioru petycji wpływających do Burmistrza, zamieszczanie i aktualizacja informacji dotyczącej petycji w BIP i stronie internetowej Miasta z uwzględnieniem terminu i sposobu jej załatwienia; 
  11. sporządzanie i publikacja na stronie internetowej zbiorczej informacji o petycjach wpływających do Burmistrza rozpatrzonych w roku poprzedzającym rok publikacji tej informacji; 
  12. przygotowywanie projektów upoważnień i pełnomocnictw do załatwiania spraw w imieniu Burmistrza, do wydawania decyzji administracyjnych oraz do realizacji czynności określonych ich treścią; 
  13. prowadzenie ewidencji i zbiorów udzielonych przez Burmistrza upoważnień i pełnomocnictw; 
  14. wykonywanie zadań przy organizacji referendów oraz związanych z przeprowadzaniem konsultacji społecznych; 
  15. prowadzenie książki kontroli zewnętrznych oraz zbioru dokumentacji kontrolnej; 
  16. kompletowanie dokumentacji z przeprowadzanych kontroli zewnętrznych oraz nadzorowanie terminowego udzielania odpowiedzi i wykonywania zaleceń pokontrolnych; 
  17. prowadzenie kancelarii Urzędu, a w szczególności ewidencja korespondencji przychodzącej oraz przygotowanie do wysyłki korespondencji wychodzącej; 
  18. prowadzenie rejestru umów zawieranych przez Burmistrza w imieniu Miasta; 
  19. wykonywanie czynności w zakresie koordynacji stosowania zasad i procedur kontroli zarządczej w Urzędzie; 
  20. realizacja zadań wynikających z ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów, w szczególności prowadzenie Rejestru zgłoszeń zewnętrznych, opracowanie i aktualizacja w BIP informacji dla sygnalistów, aktualizowanie procedur, opracowanie sprawozdania, o którym mowa w art. 4 7 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów.

6. W zakresie prowadzenia Biura Obsługi Mieszkańców:

  1. zapewnienie kompleksowej informacji z zakresu spraw należących do właściwości Urzędu; 
  2. przyjmowanie i wprowadzanie do elektronicznego obiegu dokumentów korespondencji składanej przez mieszkańców; 
  3. dysponowanie na potrzeby interesantów drukami wniosków, podań, oświadczeń niezbędnych do załatwiania spraw oraz udzielanie pomocy merytorycznej w ich wypełnianiu; 
  4. weryfikacja poprawności i kompletności składanych wniosków.

7. W zakresie wynikającym z funkcji koordynatora czynności kancelaryjnych w Urzędzie, pełnionej przez Naczelnika Wydziału:

  1. sprawowanie bieżącego nadzoru nad prawidłowością wykonywania czynności kancelaryjnych, w szczególności w zakresie doboru klas z wykazu akt do załatwianych spraw i prowadzenia akt spraw; 
  2. udzielanie instruktażu pracownikom Urzędu w zakresie wykonywania czynności kancelaryjnych oraz dokumentowania przebiegu załatwiania spraw; 
  3. bieżące informowanie Burmistrza Miasta o wszelkich nieprawidłowościach i problemach związanych z wykonywaniem czynności kancelaryjnych i dokumentowaniem przebiegu załatwiania spraw w Urzędzie.

8. Koordynacja zadań związanych z redakcją Biuletynu Informacji Publicznej, a przede wszystkim sprawowanie bieżącego nadzoru i aktualizacja treści zawartych na stronie BIP z zachowaniem wszelkich cech ujętych w art. 8 ust. 6 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej, oraz przepisach wykonawczych.

9. Zapewnienie sprawnego systemu komunikacji wewnętrznej oraz właściwego obiegu informacji w Urzędzie.

10. Koordynacja działań w sprawach wystąpień wnoszonych do Urzędu związanych z działalnością lobbingową.

11. Wykonywanie zadań związanych z przeprowadzeniem wyborów do Rady Seniorów i jej powołaniem oraz obsługa organizacyjno - techniczna pierwszego posiedzenia Rady Seniorów.

12. Wykonywanie zadań w zakresie tworzenia warunków prac społecznie użytecznych w Mieście oraz prowadzenia rejestru podmiotów zobowiązanych do przyjęcia skazanych w celu wykonywania pracy.

13. Przyjmowanie pism sądowych lub prokuratorskich, także pochodzących od organów administracji publicznej w sytuacji niemożności doręczenia ich adresatowi.

14. Wywieszanie w siedzibie Urzędu obwieszczeń o licytacji oraz przekazywanie do publicznej wiadomości ogłoszeń, informacji, zawiadomień od innych organów i podmiotów oraz prowadzenie rejestru ogłoszeń oraz potwierdzania terminów ogłaszania dla zainteresowanych stron.

15. Prowadzenie i nadzór nad aktualizacją urzędowych tablic informacyjnych.


Komórka nadrzędna

Pracownicy

Brak przypisanych pracowników
Osoba odpowiedzialna za powstanie informacji:
Urbaś Magdalena
Data wytworzenia informacji:
2025-04-14
Osoba wprowadzająca informację:
Administrator Administrator
Dodano do BIP dnia:
2013-04-10