Urząd Miasta Lubartów

Magdalena Urbaś

Wydziałem Administracyjno-Organizacyjnym kieruje Naczelnik.

Wydział podlega Sekretarzowi Miasta

Do zadań Wydziału Administracyjno-Organizacyjnego należy:
1. W zakresie obsługi kadrowej:

1. prowadzenie spraw osobowych pracowników Urzędu w tym w szczególności:
   a) prowadzenie i przechowywanie akt osobowych pracowników;
   b) przygotowywanie i prowadzenie dokumentacji związanej z zatrudnianiem, awansowaniem, nagradzaniem, karaniem i zwalnianiem pracowników Urzędu;
   c) ewidencji czasu pracy;
   d) ewidencji badań profilaktycznych.
2. opracowywanie projektów kart wymagań stanowiskowych dla naczelników wydziałów, kierowników biur oraz samodzielnych stanowisk pracy w uzgodnieniu z Sekretarzem Miasta;
3. prowadzenie spraw związanych z dokonywaniem okresowych ocen kwalifikacyjnych pracowników Urzędu;
4. współpraca z Powiatowym Urzędem Pracy i jednostkami organizacyjnymi miasta w zakresie organizacji prac interwencyjnych, robót publicznych i staży absolwenckich;
5. prowadzenie spraw związanych z organizacją w Urzędzie praktyk zawodowych dla uczniów i studentów;
6. wykonywanie zadań w zakresie organizowania szkoleń, kursów itp.;
7. kontrola przestrzegania dyscypliny pracy, czasu pracy, w tym rozliczanie wyjść prywatnych i godzin nadliczbowych;
8. koordynacja planu urlopów oraz prowadzenie dokumentacji związanej z ich ewidencją;
9. wykonywanie zadań z zakresu organizacji służby przygotowawczej;
10. wykonywanie zadań związanych z przeprowadzeniem naboru na wolne stanowiska urzędnicze w Urzędzie Miasta;
11. przygotowywanie dokumentacji emerytalno - rentowej;
12. prowadzenie spraw wynikających z Regulaminu Funduszu Świadczeń Socjalnych;
13. współdziałanie z Wydziałem Finansowym w zakresie realizacji regulaminowych zadań Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych;
14. prowadzenie spraw socjalnych pracowników Urzędu;
15. opracowywanie i aktualizacja Regulaminu Pracy Urzędu oraz innych aktów prawa wewnętrznego wynikających z ustawy o pracownikach samorządowych;
16. wydawanie legitymacji służbowych dla pracowników Urzędu Miasta Lubartów.

2. W zakresie zapewnienia w Urzędzie właściwych warunków pracy:

1. zapewnienie służby BHP i p.poż. oraz profilaktycznej opieki zdrowotnej;
2. prowadzenie, przy udziale służby BHP i p.poż., systematycznej kontroli warunków pracy i przestrzegania przez pracowników zasad i przepisów BHP oraz sporządzanie okresowych analiz stanu bezpieczeństwa i higieny pracy, bieżące informowanie Burmistrza o stwierdzonych zagrożeniach i wnioskowanie o ich usunięcie;
3. inicjowanie poprawy warunków bezpieczeństwa i higieny pracy;
4. urządzanie miejsc pracy zgodnie z obowiązującymi normami.

3. W zakresie spraw administracyjnych:

1. prowadzenie spraw związanych z administrowaniem budynkiem Urzędu, bieżącymi remontami i konserwacją pomieszczeń oraz ich wyposażeniem;
2. prowadzenie spraw z zakresu gospodarki materiałowej Urzędu;
3. utrzymanie czystości i porządku w budynku i jego najbliższym otoczeniu;
4. gospodarowanie lokalami biurowymi w siedzibie Urzędu;
5. zaopatrzenie materiałowo - techniczne Urzędu z zachowaniem zasad ustawy Prawo Zamówień Publicznych i obowiązującym w Urzędzie regulaminem, a w szczególności:
   a) zakup urządzeń, mebli i materiałów biurowych oraz ich wydawanie;
   b) zamawianie pieczęci i stempli urzędowych, prowadzenie rejestru pieczęci i ich kasowanie;
   c) zakup i wydawanie środków czystości;
   d) zakup odzieży ochronnej i roboczej dla pracowników obsługi;
6. prowadzenie dokumentacji związanej z utrzymaniem samochodu służbowego:
   a) wydawanie kart drogowych;
   b) rozliczanie paliwa;
   c) sporządzanie karty pracy kierowcy;
   d) bieżąca konserwacja samochodu.
7. prowadzenie dozoru w budynku Urzędu;
8. prenumerata czasopism i publikacji niezbędnych do wykonywania zadań Urzędu;
9. prowadzenie ewidencji ilościowej i ilościowo - wartościowej środków trwałych będących na wyposażeniu Urzędu oraz wartości niematerialnych i prawnych.

4. W zakresie prowadzenia archiwum zakładowego przez archiwistę zakładowego, a w szczególności:

1. przejmowanie właściwie opracowanej dokumentacji spraw zakończonych z komórek organizacyjnych Urzędu na podstawie spisów zdawczo - odbiorczych;
2. przechowywanie i zabezpieczanie przejętej dokumentacji oraz prowadzenie jej ewidencji;
3. wycofywanie akt z ewidencji archiwum w przypadku wznowienia sprawy w komórce organizacyjnej;
4. porządkowanie przechowywanej dokumentacji przejętej w latach wcześniejszych w stanie nieuporządkowanym;
5. udostępnianie przechowywanej dokumentacji;
6. przeprowadzanie kwerend archiwalnych, czyli poszukiwanie w dokumentacji informacji na temat osób, zdarzeń czy problemów;
7. inicjowanie brakowania dokumentacji niearchiwalnej oraz udział w jej komisyjnym brakowaniu;
8. przygotowanie materiałów archiwalnych do przekazania i udział w ich przekazaniu do właściwego archiwum państwowego;
9. sporządzanie rocznych sprawozdań z działalności archiwum zakładowego i stanu dokumentacji w archiwum zakładowym;
10. udzielanie instruktażu komórkom organizacyjnym w zakresie właściwego postępowania z dokumentacją w porozumieniu z koordynatorem czynności kancelaryjnych.

5. W zakresie organizacji i funkcjonowania Rady Miasta i Burmistrza:

1. obsługa kancelaryjna i organizacyjno-techniczna Przewodniczącego Rady Miasta, Wiceprzewodniczących Rady i Komisji Rady;
2. organizacyjno - techniczne przygotowanie sesji Rady i posiedzeń Komisji Rady;
3. przygotowanie i terminowe doręczanie materiałów i zawiadomień na sesję Rady i posiedzenia Komisji Rady;
4. terminowe przekazywanie do wiadomości publicznej obwieszczeń o sesji Rady;
5. sporządzanie protokołów z sesji Rady i Komisji Rady;
6. koordynacja współpracy Rady z mieszkańcami Miasta;
7. prowadzenie rejestrów uchwał Rady, wniosków i interpelacji radnych oraz zarządzeń Burmistrza;
8. prowadzenie i udostępnianie do wglądu zbioru aktów prawa miejscowego wydanych przez Radę;
9. gromadzenie i archiwizowanie dokumentacji Rady i Komisji Rady;
10. terminowe przekazywanie uchwał Rady właściwym organom nadzoru;
11. przekazywanie aktów prawa miejscowego do publikacji w Dzienniku Urzędowym Województwa Lubelskiego;
12. przekazywanie do realizacji właściwym komórkom organizacyjnym Urzędu i jednostkom organizacyjnym miasta uchwał Rady, wniosków Komisji i interpelacji radnych oraz zarządzeń Burmistrza;
13. opracowywanie sprawozdań i informacji z działalności Rady i Komisji Rady;
14. przechowywanie oświadczeń majątkowych radnych Rady Miasta Lubartów oraz ich publikacja na stronie BlP;
15. organizacyjno - techniczne przygotowywanie wyborów ławników.

6. W zakresie organizacji i funkcjonowania Urzędu Miasta:

1. opracowywanie projektu Statutu Miasta i Regulaminu Organizacyjnego Urzędu, oraz przedkładanie wniosków usprawniających funkcjonowanie Urzędu;
2. wdrażanie zmian wynikających z Regulaminu Organizacyjnego Urzędu;
3. prowadzenie rejestru i zbioru zarządzeń Burmistrza;
4. zapewnienie warunków sprawnej organizacji i funkcjonowania Urzędu Miasta;
5. obsługa kancelaryjna i administracyjno-techniczna sekretariatu Burmistrza, Zastępcy Burmistrza i Sekretarza;
6. obsługa elektronicznej skrzynki podawczej i poczty elektronicznej Urzędu;
7. przechowywanie oświadczeń majątkowych składanych Burmistrzowi Miasta przez Zastępcę Burmistrza, Sekretarza i Skarbnika oraz pracowników Urzędu upoważnionych do wydawania decyzji w imieniu Burmistrza oraz kierowników jednostek organizacyjnych miasta oraz publikacja oświadczeń na stronie BlP;
8. prowadzenie rejestru oświadczeń majątkowych i zbiorów tych oświadczeń;
9. koordynowanie rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków, prowadzenie rejestru skarg i wniosków, oraz opracowywanie w tym zakresie sprawozdań i informacji;
10. prowadzenie rejestru i zbioru petycji, zamieszczanie i aktualizacja informacji dotyczącej petycji w BlP i stronie internetowej Miasta z uwzględnieniem terminu i sposobu jej załatwienia;
11. sporządzanie i publikacja na stronie internetowej zbiorczej informacji o petycjach rozpatrzonych w roku poprzedzającym rok publikacji tej informacji;
12. przygotowywanie w uzgodnieniu z Sekretarzem projektów upoważnień i pełnomocnictw do załatwiania spraw w imieniu Burmistrza, do wydawania decyzji administracyjnych oraz do realizacji czynności określonych ich treścią;
13. prowadzenie ewidencji i zbiorów udzielonych przez Burmistrza upoważnień i pełnomocnictw;
14. prowadzenie rejestrów aktów prawa miejscowego oraz ich zbiorów;
15. wykonywanie zadań związanych z wyborami: Prezydenta RP, parlamentarnych, samorządu terytorialnego w zakresie ustalonym kodeksem wyborczym i innymi przepisami;
16. wykonywanie zadań przy organizacji referendów oraz związanych z przeprowadzaniem konsultacji społecznych;
17. prowadzenie książki kontroli zewnętrznych oraz zbioru dokumentacji kontrolnej;
18. kompletowanie dokumentacji z przeprowadzanych kontroli zewnętrznych oraz nadzorowanie terminowego udzielania odpowiedzi i wykonywania zaleceń pokontrolnych;
19. prowadzenie kancelarii Urzędu, a w szczególności ewidencja korespondencji przychodzącej oraz przygotowanie do wysyłki korespondencji wychodzącej;
20. prowadzenie rejestru umów zawieranych przez Burmistrza w imieniu Miasta i Urzędu.

7. W zakresie prowadzenia Biura Obsługi Mieszkańców:

1. zapewnienie kompleksowej informacji z zakresu spraw należących do właściwości Urzędu;
2. przyjmowanie i wprowadzanie do elektronicznego obiegu dokumentów korespondencji składanej przez mieszkańców;
3. dysponowanie na potrzeby interesantów drukami wniosków, podań, oświadczeń niezbędnych do załatwiania spraw, oraz udzielanie pomocy merytorycznej w ich wypełnianiu;
4. weryfikacja poprawności i kompletności składanych wniosków.

8. Koordynacja zadań związanych z redakcją Biuletynu Informacji Publicznej, a przede wszystkim:

1. sprawowanie bieżącego nadzoru i aktualizacja treści zawartych na stronie BlP z zachowaniem wszelkich cech ujętych wart. 8 ust. 6 - ustawy z 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej, oraz przepisach wykonawczych;
2. przekazywanie i nadzór nad publikacją w BlP Uchwał Rady, protokołów z sesji Rady oraz posiedzeń Komisji Rady.

9. W zakresie udzielania informacji publicznej:

1. koordynowanie działań komórek organizacyjnych i stanowisk pracy Urzędu w zakresie udzielania informacji publicznej;
2. wydawanie decyzji o odmowie udzielenia informacji publicznej, należących do właściwości Wydziału.

10.W zakresie przeprowadzania konsultacji społecznych w sprawie Budżetu Obywatelskiego:

1. organizacja akcji informacyjnej i spotkań z mieszkańcami Miasta;
2. prowadzenie ewidencji i zbioru projektów składanych przez mieszkańców do realizacji w ramach budżetu obywatelskiego;
3. sporządzanie listy projektów pozytywnie zaopiniowanych i jej publikacja na tablicach ogłoszeń oraz stronie internetowej Urzędu;
4. realizacja zadań związanych z przeprowadzeniem głosowania mieszkańców nad projektami zgłoszonymi do Budżetu Obywatelskiego;
5. ogłaszanie projektów wybranych do realizacji poprzez wywieszenie na tablicy ogłoszeń, stronie internetowej Urzędu oraz w prasie lokalnej.

11. W zakresie wynikającym z funkcji koordynatora czynności kancelaryjnych w Urzędzie, pełnionej przez Naczelnika Wydziału:

1. sprawowanie bieżącego nadzoru nad prawidłowością wykonywania czynności kancelaryjnych, w szczególności w zakresie doboru klas z wykazu akt do załatwianych spraw i prowadzenia akt spraw;
2. udzielanie instruktażu pracownikom Urzędu w zakresie wykonywania czynności kancelaryjnych oraz dokumentowania przebiegu załatwiania spraw;
3. bieżące informowanie Sekretarza Miasta o wszelkich nieprawidłowościach i problemach związanych z wykonywaniem czynności kancelaryjnych i dokumentowaniem przebiegu załatwiania spraw w Urzędzie.

12. Zapewnienie sprawnego systemu komunikacji wewnętrznej oraz właściwego obiegu informacji w Urzędzie.

13. Koordynacja działań w sprawach wystąpień wnoszonych do Urzędu związanych z działalnością lobbingową.

14. Wykonywanie zadań związanych z przeprowadzeniem wyborów do Rady Seniorów i jej powołaniem oraz obsługa

organizacyjno - techniczna pierwszego posiedzenia Rady Seniorów.

15. Wykonywanie czynności w zakresie koordynacji stosowania zasad i procedur kontroli zarządczej w Urzędzie.

16. Wykonywanie zadań w zakresie tworzenia warunków prac społecznie użytecznych w Mieście oraz prowadzenia rejestru podmiotów zobowiązanych do przyjęcia skazanych w celu wykonywania pracy.

17. Przyjmowanie pism sądowych lub prokuratorskich, także pochodzących od organów administracji publicznej w sytuacji niemożności doręczenia ich adresatowi.

18. Wywieszanie w siedzibie Urzędu obwieszczeń o licytacji oraz przekazywanie do publicznej wiadomości ogłoszeń, informacji, zawiadomień od innych organów i podmiotów, oraz prowadzenie rejestru ogłoszeń oraz potwierdzania terminów ogłaszania dla zainteresowanych stron.

19. Prowadzenie i nadzór nad aktualizacją urzędowych tablic informacyjnych